‘ಔಟ್‌ಲುಕ್’ನಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥಿತವಾಗಿರಿಸುವುದು ಹೇಗೆ…

ಮಾಹಿತಿ @ ತಂತ್ರಜ್ಞಾನ: ವಿಜಯ ಕರ್ನಾಟಕ ಅಂಕಣ -ಜುಲೈ 15, 2013

ಕಂಪ್ಯೂಟರ್‌ನಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವವರು ಮತ್ತು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಇಮೇಲ್ ಸಂವಹನದಲ್ಲಿ ತೊಡಗಿರುವವರು ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಔಟ್‌ಲುಕ್ (ಹಳೆಯವುಗಳಲ್ಲಿ ಔಟ್‌ಲುಕ್ ಎಕ್ಸ್‌ಪ್ರೆಸ್) ಎಂಬ ಇಮೇಲ್ ಕ್ಲಯಂಟ್ (ಅಂದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಕಂಪ್ಯೂಟರಿಗೆ ಇಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ನೆರವಾಗುವ, ಮೈಕ್ರೋಸಾಫ್ಟ್ ಕಂಪನಿಯ ಆಫೀಸ್ ತಂತ್ರಾಂಶದಲ್ಲಿ ಅಡಕವಾಗಿರುವ ಒಂದು ಇಮೇಲ್ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್) ಬಳಸಿದರೆ, ನಮಗೆ ಬರುವ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥಿತವಾಗಿಡಬಹುದು. ಆದರೆ, ಎಲ್ಲ ಇಮೇಲ್‌ಗಳು ಅದಕ್ಕೆ ಬರುವುದರಿಂದಾಗಿ, ಮೇಲ್ ಬಾಕ್ಸ್ ತುಂಬಿ ತುಳುಕಾಡಿ, ಯಾವುದನ್ನು ಓದುವುದು, ಯಾವುದನ್ನು ಬಿಡುವುದು ಎಂಬಿತ್ಯಾದಿ ಗೊಂದಲ ಉಂಟಾಗಬಹುದು.

ಇಮೇಲ್‌ಗಳು ಬರುವಾಗಲೇ ಅವುಗಳಿಗೆ ಒಂದು ದಾರಿ ತೋರಿಸಿ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸ್ಥಳದಲ್ಲಿ ಲಭಿಸುವಂತೆ ಮಾಡಿದರೆ ಓದುವುದೂ ಸುಲಭ, ಆದ್ಯತೆ ನೀಡುವುದೂ ಸುಲಭವಾಗುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಖಾಸಗಿ ಇಮೇಲ್‌ಗಳು ಒಂದು ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿ, ಮೇಲಧಿಕಾರಿಯಿಂದ ಬಂದ ಇಮೇಲ್‌ಗಳು ಒಂದು ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿ, ನಿಮ್ಮ ಕೈಕೆಳಗಿನವರಿಂದ ರಜಾ ಅರ್ಜಿ ಇರುವ ಇಮೇಲ್‌ಗಳು ಒಂದು ಕಡೆ, ನಿಮ್ಮ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್‌ಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಅಥವಾ ವಿಭಿನ್ನ ವಿಭಾಗಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಒಂದು ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿ ಇರಿಸಬಹುದು.

ಇದಕ್ಕೆ ಮಾಡಬೇಕಾದುದೆಂದರೆ, ಔಟ್‌ಲುಕ್‌ನಲ್ಲಿರುವ ಇನ್‌ಬಾಕ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ ನೀವು ಹಲವು ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳನ್ನು ರಚಿಸಬೇಕು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, Friend, Leave, Future Reference, Important ಅಂತೆಲ್ಲಾ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳನ್ನು ಕ್ರಿಯೇಟ್ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಿ. ಅದೇ ರೀತಿ, ಕಚೇರಿಯ ಮೇಲ್ ಐಡಿ ಹೊರತಾಗಿ, ಖಾಸಗಿ ಜಿಮೇಲ್/ಯಾಹೂ ಮೇಲ್ ಇತ್ಯಾದಿ ಖಾತೆಗಳಿದ್ದರೆ, ಅವುಗಳಿಗಾಗಿ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಫೋಲ್ಡರ್ ರಚಿಸಿ.

ಈಗ, ನಿಮಗೆ ಬರುವ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಆಯಾ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳಿಗೆ ತನ್ನಿಂತಾನಾಗಿಯೇ ಕಳುಹಿಸುವುದು ಹೇಗೆ? ಉದಾಹರಣೆಗೆ, Leave Application ಎಂಬ ಸಬ್ಜೆಕ್ಟ್ ಲೈನ್‌ನೊಂದಿಗೆ ನಿಮ್ಮ ಕೈಕೆಳಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿರುವವರು ಸಲ್ಲಿಸಿದ ರಜಾ ಅರ್ಜಿಯೆಲ್ಲವೂ “Leave” ಎಂಬ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗೆ ಬರುವಂತೆ ಹೀಗೆ ಮಾಡಿ:

ಮೊದಲು ಇನ್‌ಬಾಕ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ Leave ಎಂಬ ಫೋಲ್ಡರ್ ಕ್ರಿಯೇಟ್ ಮಾಡಿ. ಬಳಿಕ, ಬಂದಿರುವ ಇಮೇಲ್ Right Click ಮಾಡಿ,ಸಿಗುವ ಹಲವಾರು Option ಗಳಲ್ಲಿ Create Rule ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ. ಅಲ್ಲಿರುವ ಆಯ್ಕೆಗಳಲ್ಲಿ Subject Contains ಎಂಬ ಚೆಕ್ ಬಾಕ್ಸ್ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ, ಪಕ್ಕದ ಬಾಕ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ “Leave Application” ಎಂದು ಟೈಪ್ ಮಾಡಿ. (ರಜೆಯ ಸಬ್ಜೆಕ್ಟ್ ಲೈನ್ ಏಕರೂಪದಲ್ಲಿರುವಂತೆ ಮೊದಲೇ ನಿಮ್ಮ ಕೈಕೆಳಗಿನವರಿಗೆ ಸೂಚಿಸಬೇಕು. ಕೆಲವು ಕಂಪನಿಗಳಲ್ಲಿ ರಜೆಗೆ ಅರ್ಜಿ ಸಲ್ಲಿಸಲು ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾದ ಆನ್‌ಲೈನ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯಿದ್ದು, ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಸಬ್ಜೆಕ್ಟ್ ಲೈನ್‌ನಲ್ಲಿ Leave Application ಅಥವಾ ಬೇರೇನಾದರೂ ಪದ ಪುಂಜ ಇರುತ್ತದೆ.)

ನಂತರ ಕೆಳಗೆ, ಅದೇ ಪಾಪ್-ಅಪ್ ವಿಂಡೋದಲ್ಲಿ Do the Following ಎಂಬುದರ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ, Move the item to folder ಅಂತ ಕಾಣಿಸುತ್ತದೆ. ಪಕ್ಕದಲ್ಲೇ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಫೋಲ್ಡರ್ ಬ್ರೌಸ್ ಮಾಡಿ ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಲು ಬಟನ್ ಇರುತ್ತದೆ. ಅಲ್ಲಿ Leave ಫೋಲ್ಡರ್ ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಿ. OK ಒತ್ತಿ.

ಮತ್ತೊಂದು ಪಾಪ್-ಅಪ್ ವಿಂಡೋ ಕಾಣಿಸುತ್ತದೆ. Leave Application ರೂಲ್ ಕ್ರಿಯೇಟ್ ಮಾಡಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ತೋರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅದರ ಕೆಳಗೊಂದು ಚೆಕ್ ಬಾಕ್ಸ್ ಇರುತ್ತದೆ. Run this rule now on messages already in the current folder ಎಂದಿರುವ ಅದನ್ನು ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ OK ಒತ್ತಿದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಇನ್‌ಬಾಕ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿರುವ ಹಳೆಯ ಎಲ್ಲ ರಜಾ ಅರ್ಜಿಗಳು, Leave ಎಂಬ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗೆ ರವಾನೆಯಾಗುತ್ತವೆ.

ಇದೇ ರೀತಿಯಾಗಿ, Subject Line Contains ಎಂದು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡುವ ಬದಲು, From ಎಂಬುದನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಿದರೆ, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಇಮೇಲ್ ಐಡಿಯಿಂದ ಬಂದಿರುವ ಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಆಯಾ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗೆ ಕಳುಹಿಸುವ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನೂ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬಹುದು. ಅಥವಾ To ಎಂಬುದನ್ನು ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಖಾಸಗಿ ಇಮೇಲ್ ಐಡಿಗೆ ಬರುವ ಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗೆ ರವಾನಿಸಬಹುದು.

ಮೇಲೆ ಹೇಳಿದ್ದು ಶಾರ್ಟ್‌ಕಟ್ ವಿಧಾನ. ಕಂಪ್ಯೂಟರ್ ಬಗ್ಗೆ ಸ್ವಲ್ಪ ಹೆಚ್ಚು ಗೊತ್ತಿರುವವರಾದರೆ, ನೇರವಾಗಿ ಟೂಲ್ಸ್ ಮೆನುವಿನಲ್ಲಿ ‘Rules & Alerts’ ಎಂಬಲ್ಲಿಂದ ಹೊಸ ರೂಲ್‌ಗಳನ್ನು ಕ್ರಿಯೇಟ್ ಮಾಡಬಹುದಾಗಿದೆ.